Tak jde čas aneb jak plánovat s Clever minds

Tak jde čas aneb jak plánovat s Clever minds


V tomto blog postu bych se s vámi ráda podívala na organizaci pracovního času z pohledu marketingové freelancerky. Domnívám se totiž, že nás volnonožců přibývá a že se v time managementu docela plácáme. Minimálně do té doby, než nám dojde, že se věci dají dělat i jinak – efektivněji.

Když si vzpomenu na své pracovní začátky, musím trochu smát, brečet se mi chce o něco více. Před šesti lety jsem nastoupila na pozici marketingové manažerky a o organizaci práce neměla ani ponětí. Na vysokých školách se holt praktické záležitosti neučí. Kéž by… Abych se tedy nezbláznila ve všech svých úkolech, pořídila jsem si takový ten obrovský denní plánovač na stůl. Měla jsem tak před očima vše, co bylo třeba zařídit. Na nic jsem nezapomínala. A protože jsem i přes fakt, že mě živí on-line marketing, spíše holka off-linu, mobilní či desktopový kalendář mi moc neříkal. Ach jo, kéž bych tehdy věděla to, co vím nyní.

Dneska si jedu v Clever minds, ale i elektronické podobě plánování. Jenže kalendář není všechno. Je to nadstavba. Základem je totiž schopnost si den sestavit tak, aby byl člověk maximálně výkonný, stihl vše, jak má, a zároveň nebyl unavený. Myslím si, že systém, který jsem si vytvořila, nemusí být nutně poplatný jen kreativcům. Jde o principy, které se dají aplikovat na různé pracovní pozice. A to, že pracuji z domova, v tom také nesehrává, dle mého názoru, jakkoliv zásadní roli.

Ve svém životě jsem přečetla mnoho „chytrých“ knih, vždycky jsem ale měla potřebu si na vše přijít tak nějak po svém. Nikdy jsem se neřídila návody, ani nevařila podle receptů. Vždycky jsem se ale ráda inspirovala. Čerpala ze zkušeností zkušenějších a poučenějších, ale dávala tomu vlastní podobu a hledala to nejlepší pro mě samotnou. Mé zkušenosti pro vás tedy nemusí být těmi nejlepšími. Minimálně vám poslouží jako inspirace.

Základem mého plánování je znalost mého organismu a psychiky. Moc dobře vím, že když ráno vstávám na poslední chvíli a střemhlav vlétnu do práce, stojí můj den za starou belu. Také vím, že potřebuji spát ideálně 7,5 hodiny, ale mistr spánku vážně nejsem. Taktéž, naneštěstí, nepatřím do skupiny 5 % lidí, kterým stačí méně než 6 hodin spánku… Protože vím, že orgány regenerují lépe, jde-li člověk spát ještě před půlnocí, snažím se chodit spát kolem 23. hodiny.

Má rána vypadají tak, že po probuzení usednu k 15minutové meditaci a pak vyrazím (nepravidelně) do bazénu na půl hodinky si zaplavat. Po návratu domů si udělám výživnou snídani a chvíli si čtu knihu. Pracovat začínám v 9 hodin dopoledne. Po hodině, maximálně hodině a půl si dávám 10-15minutové pauzy, které nejsou spojeny s mobilním telefonem. Buď se protahuji na míči, na chvíli si lehnu, nebo umyju nádobí. Na oběd si dávám hodinovou pauzu. Po obědě pracuji ve stejném duchu. Dvakrát v týdnu mám před obědem tréninky, párkrát v týdnu mám po práci jógu. Plavání a jógu střídám dle nálady. Opravdu nechodím každý den plavat, cvičit a na jógu… Z takového šílenství už jsem dávno vyrostla. Když to tak shrnu, pracuji, až na výjimky, denně kolem 5-6 hodin. Vzhledem k tomu, že je má práce především o strategickém plánování a kreativitě, která v sobě spojuje obrovské množství textové a vizuální tvorby, nemám na klasickou osmihodinovku kapacity. Někdy se mi do práce vloudí schůzky a jiné nahodilosti.

Dalším základem je pracovní systém, který vychází z tabulek, jež si vedu pro každého klienta. Díky nim vím, co je kdy pro daného klienta třeba připravit. Je to komunikační plán a strategie v jednom. Když máte klientů více, je toto něco, bez čeho se neobejdete, aniž byste se zbláznili…

A teď blíže k systému plánování…

To začíná u počítače a Google kalendáře. Mám spočítáno, kolik času mohu věnovat jakému klientovi, takže si do kalendáře zanesu pravidelné pevně ohraničené bloky, abych věděla, z čeho se daný týden „nevyvlíknu“. Co je prostě takový ten standard.

Původně jsem měla například pondělí vyhrazeno na sociální sítě. Později jsem však zjistila, že dělat v jeden den příspěvky pro několik klientů a v týž den pro ně chystat Instastories, není prostě možné. Musela jsem si proto tyto dvě obdobné kreativní činnosti rozdělit do dvou dnů. Stejně tak to mám s plány pro Instagramové účty klientů, které se dělají jednou měsíčně. Pevně mám v kalendáři zadány opakující se aktivity. Jako například reportování klientům, které dělám vždy poslední den v měsíci. Nebo pravidelný newsletter pro jednoho klienta. Úterky a čtvrtky mívám určené klientské administrativě, tam spadají emaily a komunikace s influencery či zástupci brandů, s nimiž spolupracuji. Prostor, který mi zbyde, je určen nepravidelným aktivitám, jednorázovým úkolům, vícepracem či dalším krátkodobějším projektům. Do kalendáře mají přístup i mé asistentky, a tak ví, co mají kdy publikovat a zařídit. Je tak zajištěna dvojí kontrola, protože i mně se výjimečně stane, že něco opomenu a děvčata mi to tak připomenou.

Abyste pochopili, o čem je řeč, přikládám ukázku svého kalendáře. Pátek není volný, nahoře vidíte poznámku „kniha dech“, znamená to, že je celý vybookovaný na redigci knihy, což je jeden z mých aktuálních krátkodobých projektů. Jak vidíte, pondělí je lehce nabité. Stalo se tak proto, že jsem nestíhala minulý týden a něco si musela přehodit do tohoto týdne. I mně se samozřejmě stává, že ne vše jde podle mých plánů, ale převisy mívám jen minimální. Tento týden je plnější, neb v něm jsou zahrnuty tři výjimečné úkoly.

Oddělit administrativu od kreativy pro mě bylo zásadní a velmi mi to zjednodušilo práci. Dokáži se tak mnohem lépe soustředit a v čase, který je určen kreativě, neřeším žádné emaily ani telefony. Stejně zásadní pro mě bylo si uvědomit i to, že nejsem schopna pracovat na sociálních sítích celý den. To, co nyní napíšu, se může zdát banální a logické, ale pro mě tomu tak dlouho nebylo. Na schůzky jsem chodila, kdy se mi zachtělo a na jak dlouho se mi zachtělo, ale pak se mi rozsypával celý den. Nyní chodím na schůzky vždycky tak, aby mi na něco navazovaly, nebo něco navazovalo na ně, třeba cvičení. Hlídám si pauzy na oběd, počítám s cestami, ale i se svými krátkými pauzami.

Ráda si hlídám svůj osobní prostor, a tak se snažím plány dodržovat. Sem tam se může stát, že se mi ozve kamarádka, která jede nečekaně do Prahy, a pak si s kalendářem ráda pohnu. Také nejsem a už nikdy nebudu workoholik. Tento systém je sice pěkný, ale denně se dívat do diáře, kde jsou patrné časy, může být stresující. Proto se denně kamarádím právě s diářem Clever minds. Nahoru si poznamenám nejdůležitější „to do“ dne a na řádky si pak zapíši, co mám daný den dělat. A protože již vím, kolik mi co trvá času, či kolik času mám čemu věnovat, nemusím si tam rozvrh psát a cítím se více v klidu. Časy si zapisuji pouze u schůzek. Na Clever minds denním diáři se mi líbí i to, že co je psáno, to je dáno. S Google kalendářem totiž i disciplinovaný člověk sem tam zahýbe, jak se mu zlíbí. Také se mi v analogové podobě diáře líbí možnost odškrtávání. Moc ráda si škrtám to, co je již hotovo.

Jak jste si jistě všimli, svou roli hrají i barvičky, a to jak v Google kalendáři, tak i CM diáři. Zelená mi již pár let značí práci související se sociálními sítěmi, modrá administrativu, žlutá pracovní schůzky a telefonáty, lososová copywritingovou činnost atd. To mi pomáhá si uvědomit, jaký je poměr typů aktivit v daném dni. Podle toho jednoduše poznám, co tam případně nehraje. Mělo by to být víceméně vyrovnané, aby má pracovní efektivita zůstala co nejvyšší.

Nejsem robot, a tak to někdy dře, ale vždycky se seberu a začnu makat, jak je třeba, ale už nikdy od úsvitu do soumraku. A jak plánujete vy? Daří se vám to?

Romana Marie